Automação de Processos

A automação de processos empresariais é onde o software se paga mais depressa. Faturas copiadas entre folhas de cálculo. Relatórios montados à mão todas as segundas-feiras. Os mesmos dados reintroduzidos em três sistemas que nunca foram apresentados uns aos outros. Substituímos esse trabalho manual repetitivo por integrações, rotinas agendadas e ferramentas pequenas e certeiras, que ganham sempre às grandes plataformas.

O problema, nas suas palavras

«Alguém passa metade de todas as segundas-feiras a montar o mesmo relatório.» «Introduzimos a mesma encomenda na loja online, no ERP e numa folha de cálculo.» «A nossa faturação depende de uma pessoa que sabe que células copiar.» «Comprámos uma plataforma grande para resolver isto e agora temos mais um sistema para onde copiar dados.»

Nada disto parece uma crise, por isso nunca se resolve. Mas vai somando: horas perdidas todas as semanas, erros que só aparecem no fecho do mês e processos que deixam de funcionar no dia em que a única pessoa que os conhece está de férias. O crescimento agrava tudo, porque cada novo cliente significa mais cópias.

Sinais de que precisa disto

• A sua equipa gasta horas todas as semanas em trabalho de copiar e colar que devia estar a ser feito por uma máquina.
• Os mesmos dados vivem em vários sítios e raramente batem certo.
• O fecho do mês, a faturação ou os relatórios dependem de folhas de cálculo que só uma pessoa percebe por completo.
• O seu ERP, seja PHC, Primavera, Sage ou outro, faz o seu trabalho, mas o que está à volta dele continua a ser manual.
• Experimentou uma ferramenta sem código e chegou aos limites dela, ou não sabe se uma chegaria.

Como trabalhamos

1. Problema. Começamos por ver o processo como ele acontece de verdade, não como o manual o descreve. Quem mexe nos dados, de onde vêm, para onde vão e onde falham.
2. Ideia. Ordenamos a fricção por valor e escolhemos primeiro a de maior valor, para que o trabalho se pague antes de estar terminado. Se uma ferramenta pronta, ou uma funcionalidade que já paga, resolve o problema, dizemos, e não precisa de nós para o construir.
3. Desenho e construção. Construímos a automação: integrações entre as ferramentas que já usa, rotinas que correm de forma agendada e pequenas ferramentas internas com exatamente as funcionalidades de que precisa, e nenhuma a mais. Cada peça corre com dados reais antes de começarmos a seguinte.
4. Entrega. Entregamos algo que a sua equipa consegue usar, alterar e em que confia sem nós, com alertas claros para o dia em que algo a montante mudar.

O que recebe

• Integrações entre as ferramentas que já paga, incluindo ERP como o PHC, o Primavera e o Sage, lojas online, CRM e folhas de cálculo.
• Rotinas agendadas que movem e validam dados sem que ninguém se tenha de lembrar delas.
• Pequenas ferramentas internas que substituem folhas de cálculo frágeis por uma aplicação feita para a tarefa.
• Visibilidade: registos e alertas, para que uma falha seja detetada pelo sistema e não por um cliente descontente.
• Uma passagem de conhecimento que a sua equipa consegue usar. E o código é seu.

Como decorre o trabalho

1. Escolha a tarefa de que a sua equipa mais se queixa. É quase sempre o sítio certo para começar.
2. Levantamento do processo. Vemos o trabalho a acontecer e mapeamos para onde vai o tempo.
3. Primeira automação. Um âmbito definido, entregue numa iteração e a correr com dados reais.
4. Passos seguintes. Mais automações, por ordem de valor, e só se valerem a pena.

Normalmente começamos duas semanas depois de fecharmos o âmbito, e cada iteração tem um âmbito fixo acordado à cabeça.

O que faz variar o custo. Não publicamos preços. O que mais pesa é o número de sistemas envolvidos e o quão abertos estão a integrações, o volume e a qualidade dos dados, quantas exceções o processo tem na vida real, se é preciso uma ferramenta interna com interface própria e o quão crítico o processo é para a empresa. Fica tudo por escrito antes de começar.

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Perguntas frequentes

Por onde devemos começar? Pela tarefa de que a sua equipa mais se queixa. Costuma ser frequente, propensa a erros e simples o suficiente para se automatizar bem, o que a torna a que se paga mais depressa.

Conseguem integrar com o nosso ERP? Integramos com os sistemas que as empresas já usam, incluindo ERP como o PHC, o Primavera e o Sage, através das opções de integração que cada sistema disponibiliza. Não vendemos nem substituímos o seu ERP. Ligamos o trabalho que está à volta dele.

Porque não usar simplesmente uma ferramenta sem código, como o n8n? Às vezes deve, e dizemos-lho. As ferramentas sem código servem bem para fluxos simples. Quando o processo tem muitas exceções, dados sensíveis ou precisa de ser fiável com volume, uma automação à medida costuma sair mais barata ao longo do tempo.

E quando algo muda, como um campo novo ou um formato diferente de um fornecedor? A automação é construída para avisar claramente quando falha, em vez de falhar em silêncio. A passagem de conhecimento mostra à sua equipa como a ajustar, e o código é seu.

A automação substitui pessoas? Retira o trabalho repetitivo para que as pessoas possam fazer o trabalho que precisa de critério. O que faz com o tempo que ganha é uma decisão de negócio.

Serviços relacionados

• Arquitetura de Soluções: quando as integrações são muitas e quer primeiro o mapa completo.
• Resgate Técnico: quando o processo assenta num sistema legacy que precisa de ser estabilizado ou migrado.

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